Daha az zaman kaybettiğinizden emin olmak için nasıl daha organize olunacağını aramak, özellikle çok meşgul olanlar için sürekli bir mücadeledir.
“İşleri Yapmak” başlıklı sayısız kitap ve binlerce makale var ”(GTD) ilkeleri. Ancak birçok insan için, GTD'nin fikirleri ve ilkeleri o kadar çok iş gibi hissedebilir ki, organize etmeyi bitirdiğinizde herhangi bir işi gerçekleştirmek için zamanınız olmayacak.
Bu yüzden GTD ilkelerinin çoğunu sizin için yerine getiren uygulamalar ve otomasyonlar oluşturmak önemlidir. Ya da en azından bu uygulamaları nasıl kullandığınızı düzenli ve düzenli ve verimli bir şekilde kullanmalısınız.
Gelen Kutusuyla Karışıklığınızı Özgür Bırakın
İşleri halletmek istediğinizde, bir "gelen kutusu" kritiktir. Bir e-posta gelen kutusu değil, bir görev gelen kutusu.
Zihninizin odaklanmış kalmasına ve daha düzenli olmasına yardımcı olmanın en önemli yolu dağınıklığı kaldırmaktır. Dağınıklık, yapmanız gereken görevleri hatırladığınızda bu fikirler veya anlar anlamına gelir. Bu geçici dikkat dağıtıcı unsurları bir gelen kutusuna atayarak, bunları kafanızın dışına çıkarabilir ve dikkatinizin dağılmasını önleyebilirsiniz.
Bunun için hangi yapılacak uygulamayı önemli değil, bir gelen kutusu içerir. Uygulamanın hem web tabanlı bir araç hem de mobil bir uygulama içermesi en iyisidir, böylece nerede olursanız olun veya ne yaparsanız yapın bu fikirleri toplayabilirsiniz.
In_content_1 tümü: [300x250] / DFP: [640x360]->Gelen kutunuzu e-posta hesabınızla entegre ederek bunu bir adım daha ileri götürün. Örneğin, ToDoist'i Gmail hesabınızla entegre eden bir Gmail Chrome için ToDoist eklentisi yükleyebilirsiniz.
Bu eklenti ile açık bir e-postanın üst kısmındaki ToDoist simgesini seçebilirsiniz ve e-postayı gelen kutunuza yeni bir görev olarak eklemek için Hızlı Ekleme Göreviözelliğini kullanın.
Bu, almaya çalışırken küçük görevleri yerine getirirken zaman kaybetmemenizi sağlar. e-posta gelen kutunuz halledilir. Yeni bir görev olarak zamanınızı gerektiren e-postaları bir kenara koyun ve devam edin.
Çoğu yapılacak uygulamada genellikle tarayıcı için bir Chrome uzantısı da vardır.
Bu, bir web sayfasında okuduğunuz bilgilere dayanarak yeni bir görev eklemenizi sağlar. Fikir, gelen kutunuza fikir eklemenin hızlı ve kolay yollarını sağlamaktır, böylece daha sonra denemek ve hatırlamak zorunda kalmazsınız.
Daha düzenli olmanın en iyi yollarından biri, net ve özgür olun.
Takviminizi Düzenli Tutun
Çok fazla kişi takvimlerini ve gelen kutularını aynı şey için kullanmaya çalışıyor; görevleri izlemek için. Bir takvim bunun için değildir.
Takviminiz yalnızca zamanla ilgili etkinlikleri planladığınız yerdir. Tüm görevler değil. Takviminizde yalnızca şu öğeler bulunmalıdır:
Bu “odaklama zamanı” blokları, takvim. Yapılacaklar listeniz bunun içindir ve yapılacaklar listeniz, odak zaman blokları sırasında bir sonraki adımda hangi görevi üzerinde çalışacağınıza karar vereceğiniz yerdir.
Yinelenen etkinliklerin ötesinde, randevular ve odak süresi, takviminizin geri kalanı toplantılara veya diğer beklenmedik görevlere açık kalmalıdır.
Zamanınız varsa, bunları her zaman görevleriniz için daha fazla odaklama süresi ile doldurabilirsiniz. Toplantılar odaklanma süresi içinde planlanırsa, gerektiği gibi kaydırın.
Yukarıdaki takvimin her sabah Görev Aşamasıve Haftalık Görev İncelemesi Cuma günleri. Bunlar, gelen kutunuzu düzenlediğiniz ve projelerinizi aşağıdaki bölümlerde açıklandığı şekilde planladığınız ve önceliklendirdiğiniz yerdir.
Yapılacaklar Listenizi Değişen Önceliklerle Sil
Yaşam hızla değişir ve bu değişiklikler önceliklerinizi değiştirebilir.
Kullandığınız yapılacaklar listesi bu yaşam önceliklerini temsil eden üst düzey projelerle düzenlenmelidir. Örneğin, görevlerimle odaklandığım hayatımın en önemli alanları şunlardır:
Haftalık görev incelemeniz sırasında, tüm görev alanlarınızı taramak istiyorsunuz ve tüm bu projelere dahil ettiğiniz görevlerin hala alakalı ve önemli olduğundan emin olun.
Bunu, görevlerin öncelik düzeyini değiştirerek veya tamamen silerek yapabilirsiniz.
GTD'nin en önemli ilkelerinden biri artık önemli olmayan şeylerden kurtulmaktır. Bunlar sadece yer kaplayan ve dağınıklık yaratan görevlerdir. Bu karışıklıktan kurtulmak daha organize olmanın en iyi yollarından biridir.
Her göreve bakarken üç adımı izleyin.
Bu haftada bir yaptığınızdan emin olmanın kolay bir yolu, yapılacak mobil uygulamayı kullanmak ve görevleri ve öncelikleri gözden geçirmektir. evde dinlenirken. Güvertede oturun, bir kahve içip görevlerinizi tarayın ve yeniden öncelik verin.
Projeleri Düzgün Planlayın ve Süreyi Aşırı Tahmini
Her sabah yapılacak kutunuzla çalışarak ve her görevin iki ana bileşenini planlayarak zaman geçirin.
Zaman tahmini, sadece çaba hakkında bir yargıda bulunuyor. Size bir seans verildiyse, 5-15 dakika, 15-30 dakika, 30-60 dakika veya bir saatten fazla sürebilir mi? Bu zaman dilimleri için renkli etiketler oluşturun ve bunları her yeni göreve uygulayın.
Görevlerin aldığı zamanı tahmin ederken, her zaman biraz fazla tahmin yapın. Aksi takdirde, tamamlanmayan görevlerle kendinizi sürekli tükeniyor bulacaksınız.
Her görevin kritikliği, ne kadar sürede tamamlanmanız gerektiğidir? Patronunuz Cuma gününe kadar bir rapor hazırlamayı söyledi mi? Bu, kırmızı renkte vurgulamanız gereken bir “Öncelik 1” dir. Bir gün yazmak istediğiniz bir kitabın bir bölümü mü? Bu bir “Öncelik 3” dür ve mavi renkle vurgulanır.
Renklerin ne anlama geldiğini anladığınız sürece belirli renkler önemli değildir.
Görevleri Yapmayı Sevdiğiniz Şeylerle Birleştirin
Her şeyin bir angarya gibi hissetmesi gerekmez. Aslında, birbirinizle ne kadar çok görev birleştirirseniz, o kadar fazla zaman kazanırsınız.
İşte birkaç örnek.
Biraz yaratıcılıkla yapılacaklar listenizdeki birçok görevi birleştirin ve zamanlamanızdaki çakışan saatlerde birden fazla görevi tamamlayın.
Bu tür yaratıcı zaman yönetimi, GTD ilkelerini kullanarak süper verimli olmanın anahtarıdır.
Zamanı Önemden Çok Kullanmaya Öncelik Verme
Görevlere öncelik verirken, bunları ne kadar önemli oldukları konusunda düşünmeyin uzun zamandır hedeflerinize. Onları acil olarak düşünün.
Bu görevi ne kadar acil hale getirmelisiniz? Bunu başarmak için bir gün veya bir hafta daha alırsanız ne olur?
“Öncelik 1” olması gereken tek görev, 24 saat içinde zor bir son teslim tarihine sahip olanlardır. Birkaç gününüz varsa (daha sonra), bunu bir “Öncelik 2” yapın. Vaktiniz varsa “bir gün” bitirmek istediğiniz tüm görevler için “Öncelik 3” yapın.
Her sabah, dengeli ve gerçekçi olduğundan emin olmak için günlük programınızı gözden geçirin.
Çok fazla kırmızı varsa, bu görevler için zaman tahminlerinize bakın ve odak zaman bloklarınıza sığabileceklerinden emin olun. Eğer yapmazlarsa, o zaman sizin için son başvuru tarihini kiminle temasa geçirmeniz ve daha sonra son teslim tarihini istemeniz ya da ekibinizde vakti olan birine temsilci vermeniz gerekir.
Her şeyle ilgileniyor olmalısınız.
"zaman" anlamında. Önem, “bu görevi tamamlamak için ne kadar zamanım kaldı?” Anlamına gelir.
Odaklanma süreniz gün içinde geldiğinde, diğer her şeyi (e-posta dahil) kapatın ve bu görevler üzerinde çalışmaya başlayın.
Hatırlatıcıları Etkin Kullan
Hatırlatıcılar, etkili bir şekilde kullanmıyorsanız son derece can sıkıcı olabilir. Yalnızca randevular veya toplantılar gibi zamanla ilgili görevler için hatırlatıcılar ayarlamanız gerekir.
İş görevleri için hatırlatıcılara ihtiyacınız yoktur, çünkü takviminizde bunlarla başa çıkmak için özel bir odaklanma süresi vardır.
Hatırlatıcıların gerçekleşmesini de ayarlamanız gerekir. söz konusu etkinlik gerçekleştiğinde kullanacağınız cihazlarda. Örneğin:
Her zaman görevi tamamlamanızdan hemen önce nerede olacağınızı düşünün ve doğru cihazda doğru hatırlatıcıyı açın ve
Odaklanmış Çalışma Oturumlarını Etkin Kullan
Böylece odaklama zamanı geldi. Şimdi ne olacak?
Ortamınızın odaklanmaya ve üretkenliğe elverişli olduğundan emin olun. Ofis kapısını kapatın. favori yatıştırıcı müzik oyununuzu oynayın. Bilgisayarınıza oturun ve yalnızca eldeki işe odaklanın ve başka bir şeye odaklanmaya başlayın.
Odaklanma zamanı, parlama zamanıdır. Nihayet işleri halledersiniz. Günün sonunda nihai üretkenliğiniz büyük ölçüde “odaklanma süreniz” boyunca ne kadar iyi odaklanabileceğinize bağlıdır.
Verimliliğinizi artırmak mı istiyorsunuz? Düzenli aralıklarla kısa aralar verdiğinizden emin olmak için bir çevrimiçi Pomodoro uygulaması kullanın. Bu, daha da tazelenmiş ve odaklanmış kalmanıza yardımcı olacaktır.
Büyük Resme Odaklanmayı Unutun
Ayda en az bir kez, üzerinde çalıştığınız her şeyin büyük yaşam hedeflerinizle uyumlu olduğundan emin olmak için büyük resim hedefleri.
Bu hedeflerin ne olduğundan veya bunları daha küçük parçalara nasıl ayıracağınızdan emin değil misiniz? Goalscape gibi bir hedef planlama uygulaması kullanmanızı şiddetle tavsiye ederim.
Bu, önemli yaşam hedeflerinizi bir çemberin içindeki görselleştirmenin yaratıcı bir yoludur. Bu çemberin etrafında dallanmak, bu büyük hedeflere ulaşmak için başarmanız gereken şeyler. Dışa doğru ne kadar ileri giderseniz, hedefler o kadar küçük olur. Dış halkalar, üzerinde çalışmakta olduğunuz görevleri içeren blokları oluşturur.
Hayatınız değiştikçe hedef dairenizi her ay gözden geçirmek, artık sizin için önemli olmayan şeyleri kaldırmanıza ve yeni şeyler eklemenize yardımcı olabilir
Yapılacaklar listenizde ayarladığınız görevleri yanıltmaya ve önceliklendirmeye nasıl yön vereceğinizi yönlendirmek için bu daha büyük hedefleri kullanın.
Hedef işe yaramazsa sizin için seçim yapabileceğiniz çok sayıda hedef planlama uygulamaları var.
Overplan etmeyin veya aşırı organize etmeyin
Çoğu en önemlisi, araçların işlerini yapmasına izin verin. Düzenleme ve planlama için yalnızca inceleme oturumlarınızı harcamalısınız, ancak hiçbir zaman gerçek bir iş yapamayacağınız planlama ve görev organizasyonuna çok fazla odaklanmayın.
Bu yüzden günlük, haftalık planlama yapmak, ve aylık gözden geçirme oturumları nasıl daha organize olunacağıdır. Bunlar GTD rutininizi yönetmeye ayrılan zamanlardır. Bunun dışında her şey… işleri halletmekle ilgili.
İşleri halletmek için ne gibi ipuçları var? Burada daha önce ele almadığımız bir şey var mı? Yorumlarda bize bildirin.