Verimliliğinizi Arttırmak için Todoist GTD İpuçları

İster deneyimli bir İşleri Haline Getirme uzmanı olun, ister GTD süreci hakkında yeni bilgi edinmeye başlıyor olun, Todoist GTD'nizi desteklemek için açık ara en iyi yapılacaklar listesi uygulamasıdır iş akışı.

Bu neden? Özellikleri, düzeni ve varsayılan işlevin doğal olarak içinde oluşturacağınız GTD yapısını desteklemesi gerçeğiyle ilgili birçok neden vardır.

GTD'yi hiç duymamış olsanız bile, aşağıdakiler temel GTD ipuçlarını içerecektir: başlamak ve bunu yapmak için Todoist'i nasıl kullanabileceğinizi öğrenmek.

Not: Bu makalede kullanılan GTD'nin tam sürümü, Carl Pullein ve onun Digital Life 3.0 Online sınıfınız (kesinlikle tavsiye ederim). Bu makale sadece Todoist'in bu sistemin bir parçası olarak nasıl kullanılacağını anlatıyor. Bu makaleye yer veremeyeceğimiz pek çok ayrıntı var.

İşleri Halletme Nedir (GTD)?

İşleri Halletme ilkeleri bir süredir ortalıkta dolaşıyor. Kullanmanız gereken ayarlanmış araçlar veya uygulamalar yoktur, ancak herhangi bir yaklaşımla ilgili temel temel ilkeler esasen aynıdır.

GTD, zihninizi tüm gün içinde dolaşan her şeyden boşaltmanıza yardımcı olur. Bu, sürekli olarak dikkatinizin dağılması yerine önünüzdeki göreve gerçekten odaklanmak için beyninizi serbest bırakır.

Düzeninizi korumak için size her hafta üzerinde çalıştığınız bir dizi adım vererek çalışır. Bu adımlar şunları içerir:

Karşılaşılan her fikri, görevi, eylem öğesini veya randevuyu yakalamak. Bir toplantının ortasında olabilirsiniz ve patronunuz size bir eylem öğesi verir. Parkta yürüyor olabilirsiniz ve yazmak istediğiniz bir kitap için harika bir fikir edinebilirsiniz. Ne zaman, nerede ve nasıl olduğu önemli değil - ne zaman yapmanız gerektiğini düşündüğünüz bir şeyi "Gelen Kutunuza" kaydedersiniz.

Bu fikirleri netleştirmekonları görevlere bölerek, onlara bir öncelik atayarak ve yakında çalışmaya hazırsanız onlara bir son tarih vererek.

Görevleri yerleştirerek organize etmeönceliğe bağlı olarak sonunda ulaşacağınız bir kova. Yakında görev üzerinde çalışmayı planlıyorsanız, onu takviminize de ekleyeceksiniz (ve Todoist bunu otomatikleştirmenize yardımcı olabilir).

Her "grubu" incelemekve organize edilmiş tüm fikirleri en acil olanlar takviminize ve odaklanma sürenize gelene kadar merdivenden yukarı taşımak.

Tüm dikkatinizi sonunda başaran görevlere çekmekönünüzde, planladığınız zamanlarda.

GTD yalnızca daha üretken ve organize olmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda Gelen Kutusu Sıfır (gelen kutunuzda artık e-posta yok), çünkü gelen e-postalarınızda asla erteleme olacaksınız. Yukarıdaki GTD sistemini kullanarak her şeyi hemen işleyeceksiniz.

Bir Todoist GTD Yapısı Nasıl Oluşturulur

Artık GTD'nin temel ilkelerini bildiğinize göre, Todoist'in nasıl yardımcı olabileceğine daha yakından bakalım.

Yaptığınız ilk şey ' Yapmak isteyeceğim şey, Todoist'te çeşitli gelen görevlerinizi düzenlemek için tüm bölümleri içeren yeni bir ana Projeler yapısı oluşturmaktır.

Bu bölümler (ana klasörler) şunları içerir:

Gelen Kutusu: Burası, gelen tüm fikirlerin işlendiği yerdir. İşlem gerektiren bir e-posta aldığınızda, işlemi buraya koyacak ve e-postayı hemen arşivleyeceksiniz. Bir toplantıda bir eylem öğesi alırsanız, o eylem öğesini buraya koyarsınız. Yapmanız gereken her şey doğrudan Gelen Kutunuza gider.

Not: Todoist'in varsayılan bir Gelen Kutusu bölümü vardır, bu yüzden bunu oluşturmanız gerekmez manuel olarak.

Oluşturacağınız sonraki birkaç proje klasörü, günlük gün sonu Netleştirme ve Düzenleme oturumlarınız sırasında öğeleri taşıyacağınız yerdir. Bunlar şunları içerir:

Bu Hafta: İçinde bulunduğunuz hafta boyunca üzerinde hemen çalışmak istediğiniz öğeler bu projede yer alacak. Bunları buraya koyduğunuzda, bir de son tarih atarsınız. Todoist'i takvimine entegre edersen, Todoist onu senin için otomatik olarak takvimine ekler.

Gelecek Hafta: Gelen Kutunuzdaki istediğiniz öğeler Yakında yapacak, ama o kadar acil değil, bu hafta halletmeniz gerekecek, Gelecek Hafta projenize gideceksiniz. Son tarih gerekmez.

Bu Ay: Oldukça yakın bir zamanda yapmak istediğiniz, ancak bir veya iki hafta bekleyebileceğiniz öğeler bu projeye girecektir. . Buraya da son tarih eklemeyin.

Gelecek Ay: Sonunda yapmak isteyeceğiniz ancak epey bir süre bekleyebileceğini bildiğiniz görevler bitiş tarihi olmadan Gelecek Ay klasörüne gidin.

Özel görevler için oluşturmanız gereken iki Proje daha var.

Tekrarlanan Odak Alanları: Bunlar, her ay çevrimiçi bir ders almak gibi sizin için önemli olan hedeflerle ilgili olarak düzenli olarak yapmanız gereken şeylerdir.

Rutinler: Bunlar, hedeflerinizle ilgili olmayabilir, ancak egzersiz veya kulüp toplantıları gibi her hafta yapmanız gereken görevlerdir.

Yinelenen Görevler Oluşturma

Kesinlikle her gün veya her hafta yapmanız gereken bir sürü şey olmalı. Bunları Yinelenen Odak Alanlarıprojenize ekleyerek aklınızdan çıkarın (sizin için önemli olan hedeflerle ilgiliyse).

Ayrıca size de önerilir Bu Haftanın bir alt projesi olarak Yinelenen Odak Alanlarını dahil edin.

Hayatınızın yalnızca bir parçası olan, ancak gerçekten hayatınızın hedeflerini belirlemeyen her türlü tekrar eden görev, bunları Rutinlerprojesine ekleyin.

Tüm bunlara son tarihler eklemeyi unutmayın ve bunları yineleniyor olarak işaretleyin. Bu şekilde, hiçbir şey yapmanıza gerek kalmadan Bugünve YaklaşanTodoist bölümlerinizde otomatik olarak açılırlar.

Gelen Kutunuzu Kullanma

Hafta boyunca, uğraşmanız gereken yeni sorunlar ortaya çıktıkça, bunları Todoist Gelen Kutunuza atmanız yeterli.

Bu şekilde, dikkatinizin dağılmasını önlersiniz ve daha sonra vaktiniz olduğunda bu görevlerle uğraşmayı unutmayacağınızı bilirsiniz.

Her hafta aynı zamanda, Gelen Kutunuzu işlemek için yaklaşık 20 ila 30 dakikanızı ayıracaksınız . Bu süre zarfında, her seferinde bir tane üzerinde çalışın ve bu görevi yapmanın ne kadar önemli olduğuna ve hangi zaman aralığında karar verin.

Örneğin, sunumu eninde sonunda düzeltmek istediğimi biliyorum ama yine de Kış. Bu yüzden, bu görevi Uzun Süreli / Beklemede'ye taşıyacağım.

Şimdi biliyorum yıllık tıbbi muayenemi yaptırmam gerektiğini, ancak bu ay meşgul olduğumu ve planlamak için gelecek aya kadar beklememin pek bir önemi olmayacağını söyledi. Bu yüzden, bunu Gelecek Ayprojesine taşıyacağım.

Son olarak, bu hafta bir Online-Tech-Tips.com makalesi almak istediğimi biliyorum. Bu yüzden, hafta içinde bitirmek istediğim bir gün ve saat atıyorum.

Ardından, bu görevi Bu Haftaprojesine taşıyın.

Gün içinde Gelen Kutuma eklediğim bu üç öğeyi yaklaşık beş dakika içinde işleyebildim.

Kazandığımı biliyorum Unutmayın çünkü artık organize ToDoist GTD sistemimde bulunuyorlar. Her şey bir hafta için belirlenir ve söz konusu olduğunda her görevde çok çalışmak dışında hiçbir şey düşünmek zorunda değilim takvimimde.

Bu Haftayı Yönetmek

Her haftanın sonuna geldiğinizde, Bu Hafta projenizin sonunda aktif öğelerden kurtulacağını fark edeceksiniz.

Her hafta bir saat ayarlayın (genellikle Cuma günü veya bir süre hafta sonu), görevleri Gelecek Haftaprojesinden Bu Haftaprojenize taşımak için. Bunu yaptığınızda son tarihler atayın.

Bunu Bu Ay, Gelecek Ay ve Uzun Süreli / Beklemede klasörlerindeki öğeler için tekrarlayın.

Unutmayın: Hala acil hissettirmiyorsa öğeyi taşımanız gerekmez. Artık sizin için önemli olmadığına karar verdiğiniz görevleri de silebilirsiniz.

Odaklanmayı Unutmayın

Tüm bunları bir araya getiren ve GTD sistemini çalıştıran en önemli ilke şudur.

Çünkü yalnızca küçük bloklar halinde zaman harcıyorsunuz Gelen Kutunuza atılan tüm fikirler ve görevler, işlerin gerçekten yapılması için takviminizde atadığınız zamanın geri kalanında kalırsınız.

Bu, yalnızca Bugün ve Yaklaşan öğelerini kullanmak anlamına gelir. gün boyunca Todoist'te alanlar (Takviminizle birlikte) ve bu görevleri bitirmek ve üstünü çizmek için gün boyunca çalışmak.

Yalnızca bir günde tamamlayabileceğiniz görevler atadığınızı biliyorsunuz çünkü Todoist bunları otomatik olarak takviminize ekledi. Gününüz doluysa daha fazlasını atayamazsınız. Haftanız dolduğunda, Bu Hafta projesine başka hiçbir şeyi taşıyamazsınız.

GTD, karmaşayı kafanızdan alıp "sisteme" taşıdığı için çalışır. Düşüncelerinizi serbest bırakır, böylece zihninizi elinizdeki göreve odaklayabilir ve İşleri Halletebilirsiniz.

İlgili Mesajlar: