Gelen kutunuz önceden yanıtlanmamış mesajlarla dolu olduğu için önemli bir e-postayı hiç kaçırdınız mı? Çoğu insan bunu tecrübe etti ve neredeyse herkes sabah gelen kutunuzu açar açmaz dikkatinizi gerektiren elli okunmamış e-postanın dikkatini dağıttığını biliyor.
Araştırmalara göre, işçiler e-postaları okumak ve yanıtlamak için Haftalarının yüzde 28'i kadar harcıyor. Bu, işteki tüm zamanınızın dörtte birinden fazlasıdır. Sürekli bir e-posta yağmuru ile başa çıkmak zorunda kalmasaydınız, daha ne başarabilirdiniz?
Gelen Kutusu Sıfır Nedir?
Gelen Kutusu Sıfır, üretkenlik uzmanı Merlin Mann tarafından geliştirilen bir kavramdır. Çoğu kişi addaki "sıfırı" bir kişinin sahip olduğu e-posta sayısına atıfta bulunmak için yorumlasa da, başlangıçta insanların e-posta hakkında ne kadar zaman harcadıklarını belirtiyordu. E-postanız sıfırsa, bunları düşünmek için neredeyse sıfır zaman harcarsınız.
Bu makale, Gmail'de kullanabileceğiniz araçları kullanarak gelen kutunuzdaki okunmamış e-postaların sayısını mutlak minimumda nasıl tutacağınız konusunda size yol gösterecektir. ve gün boyunca aldığınız e-postaları evcilleştirmenize yardımcı olacak iş gününüze uygulayabileceğiniz uygulamalar.
E-posta Yönetimiyle İlgili Temel Bilgiler
E-posta verimliliğinizi artırmanın ilk adımı, gelen kutunuzu kapatmaktır. Mantığa aykırı gelebilir, ancak e-postaları geldiklerinde ele almaktansa, kendinize okumanız ve yanıtlamanız için belirli süreler vermek daha iyidir. Araştırmalar göstermiştir ki Kendiliğinden empoze edilen veya uygulanmayan süreler, verimliliği artırır ve bir proje için harcanan süre azalmaktadır.
Her saatin başında beş dakika veya başlangıçta belki yirmi dakika ayırın ve günün sonu, e-postaları cevaplamak. açıkça spam olan tüm e-postaları silin. Bir e-postanın yanıtlanması iki dakika veya daha kısa sürüyorsa, önce yanıtlayın.
Bir e-postanın yanıtlanması daha fazla zaman alacaksa, onu özel olarak belirlenmiş bir klasöre taşıyın.
Gelen Kutusu Sıfırına Ulaşmak için Gmail'i Kullanma
Gmail en çok -dünyada kullanılan e-posta istemcisi, ancak çoğu insan platformun gerçekte ne kadar çok yönlü olduğunun farkında değil. Gmail araçlarla dolu ve size görünümü üzerinde muazzam miktarda kontrol sağlayan özelleştirilebilir seçeneklerdir. Gelen Kutusu Sıfır, bu araçlardan yararlandığınızda çok daha erişilebilir hale gelir.
Özel Yıldızları Kullanın
Herkes Yıldız simgesini tıklayarak bir e-postaya "yıldız" ekleyebilme becerisini bilir, ancak kullanılabilecek 12 farklı yıldız olduğunu biliyor muydunuz? Ayarlar>Tüm Ayarları Gör>Genel'i tıklayın ve ardından Yıldızlaralt bölümünü görene kadar kaydırın.
Farklı yıldızlar renkleri vardır, ancak ünlem işareti, ileri sarma oku, onay işareti, soru işareti ve küçük harf i gibi simgeler de vardır. Varsayılan olarak, yalnızca ana yıldız etkindir, ancak simgelerden herhangi birini tıklayıp etkinleştirmek için Kullanımdabölümüne sürükleyebilirsiniz.
Gmail'de yalnızca tek bir sembol görünecektir. Seçtiğiniz tüm farklı yıldızlar arasında geçiş yapmak için birkaç kez tıklayın. En az dört sembol seçin: standart yıldız, kırmızı yıldız, küçük harf i ve yeşil onay.
Birden Fazla Gelen Kutusu ve Filtre Ayarlayın
Gmail'de kullanabileceğiniz birkaç sekmeyi zaten biliyor olabilirsiniz: Promosyonlar, Kişisel, Sosyal vb. . Ayarlar>Gelen Kutusu'na gidin ve Gelen kutusu türü' nün yanında, açılır kutuyu tıklayın ve Birden çok gelen kutusu'nu seçin.
Birden çok gelen kutusu bölümüadında yeni bir bölüm görünür. Ana gelen kutunuzun yanında görüntülemek için en fazla beş özel bölüm adlandırabilirsiniz, ancak ikisi varsayılan olarak doldurulur. Bir bölüm Yıldızlı e-postalar için, diğeri ise taslaklar içindir. Bu bölümler arama sorgularına göre belirlendiğinden, bölümler için bir kenara ayırmak için her bir özel yıldızın ne dendiğini öğrenmeniz gerekir.
Bunlar her yıldızın isimleridir :
Arama sorgusu alanı farklı operatörleri tanır, böylece aynı bölüme birden çok yıldız eklemek için OR / AND komutlarını kullanabilirsiniz. Arama sorgusualanının yanında Bölüm adıalanı bulunur. Alanın buraya çağrılmasını istediğiniz belirli adı girin.
Gelen Kutusu Sıfıra ulaşmak için en iyisi birkaç belirli bölüm oluşturmaktır:
İhtiyaçlarınıza göre beşinci bir bölüm oluşturmayı seçebilirsiniz , ancak bu dördü en temel görevleri yerine getirecek.
Gelen Kutusu Sıfırına Ulaşmak
Gmail ayarlarınızı değiştirdiğinize göre artık her şeyi eyleme geçirme zamanı. İlk önce filtrelerinizi ayarlayın. Aşağıdakileri girin:
Bir e-posta aldığınızda, Yapmanız gereken ilk şey, bir yanıt gerektirip gerektirmediğine veya silmeye karar vermektir. E-posta spam ise veya bir yanıtı garanti etmiyorsa, hemen silin veya arşivleyin.
E-posta bir yanıt gerektiriyorsa ve iki dakikadan kısa sürecekse, yanıtlayın. İki dakikadan daha fazlasına ihtiyacınız varsa, Yıldızsimgesini bir kez tıklayın. E-posta acilse ve yanıtlayacağınız bir sonraki şeyse, Kırmızı Yıldız ile işaretlemek için simgeyi iki kez tıklayın.
Bir e-postayı yanıtladıktan sonra, yanıt bekliyorsanız, "Yanıt Bekleniyor" olarak belirlemek için Yıldızsimgesini üç kez tıklayın. Başkası tarafından daha iyi işlenen bir e-posta alırsanız, uygun kişiye iletin ve "Yetki Verildi" olarak işaretlemek için Yıldızsimgesini dört kez tıklayın.
E-postanıza ne zaman yanıt vermek istediğinizi seçin ve yalnızca bu zamanlarda çalışmaya odaklanın. Kendinize son tarihler vererek ve e-postayla başa çıkmak için dönemler belirleyerek, daha önemli görevlere odaklanabilmeniz için gelen kutunuzda geçirdiğiniz zamanı azaltırsınız. Bununla saat başında ilgilenmeyi seçerseniz, önce acil e-postaları yanıtlamaya odaklanın, ardından gerisini oradan halledin.
Bu yöntemleri uygulamaya geçirerek, kısa süre içinde gelen kutunuz üzerinde tam kontrole sahip olabilirsiniz. Zaten bir karmaşa varsa, zaten sahip olduğunuz e-postaları düzenlemek ve önemli olup olmadıklarını belirlemek için günde yarım saat ayırın. İhtiyaç duyanlara yanıt verin, olmayanları silin.
Biraz zaman alabilir ama filtreler, belirlenmiş gelen kutuları ve diğer araçlar Gelen Kutusu Sıfıra ulaşmanıza yardımcı olur ve orada kalmanıza yardımcı olacak en iyi teknikleri bulacaksınız.