Microsoft Outlook'ta E-postalar Nasıl Arşivlenir

Artık ihtiyacınız olmayan ancak mutlaka silmek de istemediğiniz e-postalarınız varsa bunları arşivleyebilirsiniz. Microsoft Outlook'ta e-postaları manuel veya otomatik olarak arşivleyerek onları ortadan kaldırmanın birkaç yolu vardır.

Masaüstünüzde, web'de ve mobil cihazınızda Outlook'ta nasıl e-postaları arşivle yapacağınızı göstereceğiz. Outlook'u en çok nerede kullanırsanız kullanın, yeni mesajlara yer açabilirsiniz.

Outlook'ta E-postaları Arşivleme Hakkında

Microsoft 365, Exchange hesapları ve Web üzerinde Outlook için varsayılan bir Arşiv klasörünüz vardır. Exchange sunucusu hesaplarında saklama politikaları geçerli olabilir. POP ve IMAP hesapları için bir Arşiv klasörü oluşturabilirsiniz.

Bir Arşiv klasörü kullanarak, daha sonra gerekirse oraya taşıdığınız e-postaları alabilirsiniz.

Aşağıda açıklandığı gibi düğmeyi kullanarak öğeleri Arşiv klasörüne taşıdığınızda, bu gelen kutunuzun boyutunu azaltın anlamına gelmez. Alan konusunda endişeniz varsa Windows kullanırken aşağıda açıklayacağımız ayrı bir Outlook Veri Dosyası (.pst) oluşturabilirsiniz.

Windows'ta Outlook E-postalarını Arşivleme

E-postaları Windows'ta Outlook'ta manuel olarak arşivleyebilir veya mevcut Otomatik Arşiv özelliklerinden birini kullanabilirsiniz. Bu otomatik arşivleme özellikleri, Outlook sürümünüze bağlı olarak farklılık gösterebilir.

E-postaları Windows'ta Manuel Olarak Arşivleyin

Bir veya daha fazla e-postayı Windows'ta birkaç farklı yöntemle manuel olarak arşivleyebilirsiniz.

E-postaları aşağıdaki yollardan biriyle seçerek başlayın:

Tek bir e-posta için onu seçmeniz yeterlidir.

Bir grup bitişik e-posta için ilkini seçin, Shifttuşunu basılı tutun ve aralıktaki son e-postayı seçin.

Bitişik olmayan bir grup e-posta için birini seçin, Ctrltuşunu basılı tutun ve ek e-postaların her birini seçin.

Arşivlemek istediğiniz e-postaları seçtikten sonra aşağıdakilerden birini yapın:

E-postayı/e-postaları Arşivklasörüne sürükleyin.

Ana Sayfaveya Mesajsekmesindeki şeritte Arşivle'yi seçin.

Sağ tıklayıp Arşivle'yi seçin.

Gerituşunu kullanın.

Windows'ta E-postaları Otomatik Olarak Arşivleyin

Windows'ta, posta kutusu temizliği gerçekleştirerek veya Otomatik Arşiv'i ara sıra çalışacak şekilde ayarlayarak eski e-postaları otomatik olarak arşivleyebilirsiniz..

Gelen Kutusu Temizleme İşlemi Gerçekleştirin

Yerden tasarruf etmek ve posta kutunuzu tek seferde temizlemek için e-postaları Outlook Veri Dosyasına taşıma yapabilirsiniz.

Dosya>Bilgi'yi seçin. Ardından Araçlarmenüsünü açın ve Eski Öğeleri Temizle'yi seçin.

Bakımı gerçekleştirmek istediğiniz e-posta hesabı gelen kutusunu, klasörünü ve alt klasörlerini seçin ve altındaki açılır kutudan bir tarih seçin. İsteğe bağlı olarak, “Otomatik Arşivleme” e-postalarını dahil etmek için kutuyu işaretleyin.

Arşiv dosyasının konumu için dosya yolunu görebilirsiniz, böylece daha sonra ihtiyaç duyduğunuzda kolayca erişebilirsiniz. Başınız belaya girerse PST dosyasına erişme için bu yollara bir göz atın.

Temizleme işlemini gerçekleştirmek için Tamam'ı seçin.

Otomatik Arşivi Ayarlama

Öğeleri belirli bir programa göre otomatik olarak arşivlemek için Otomatik Arşiv seçeneğini ayarlayabilirsiniz.

Dosya>Seçenekler'i seçin. Solda Gelişmiş'i ve sağda Otomatik Arşiv Ayarları'nı seçin.

Otomatik Arşiv'i ne sıklıkta çalıştırmak istediğinizi öğrenmek için üstteki kutuyu işaretleyin ve kutuya zamanlamayı girin. İsteğe bağlı olarak, çalışmadan önce sorulacak onay kutusunu işaretleyebilirsiniz.

Otomatik Arşiv Sırasında bölümünde, Eski öğeleri arşivle veya silkutusunu işaretleyin ve ardından e-postaların yaşını seçin.

Daha sonra öğeleri Outlook Veri Dosyasına taşımayı veya kalıcı olarak silmeyi seçebilirsiniz.

İsteğe bağlı olarak, ayarları tüm klasörlerinize uygulamak için düğmeyi seçin ve ardından kurulumu tamamlamak için Tamam'ı seçin. Değişikliğinizi kaydetmek için Outlook Seçenekleri penceresinde Tamam'ı seçin.

Mac'te Outlook E-postalarını Arşivleme

Windows'takinden biraz farklı olsa da, Mac'teki Outlook'ta e-postaları manuel ve otomatik olarak arşivleyebilirsiniz.

Mac'te E-postaları Manuel Olarak Arşivleme

Bir veya daha fazla e-postayı Mac'inizde birkaç farklı yöntemle manuel olarak arşivleyebilirsiniz.

E-postaları aşağıdaki yollardan biriyle seçerek başlayın:

Tek bir e-posta için onu seçmeniz yeterlidir..

Bir grup bitişik e-posta için ilkini seçin, Shifttuşunu basılı tutun ve aralıktaki son e-postayı seçin.

Bitişik olmayan bir e-posta grubu için birini seçin, Komuttuşunu basılı tutun ve ek e-postaların her birini seçin.

Arşivlemek istediğiniz e-postaları seçtikten sonra aşağıdakilerden birini yapın:

Menü çubuğunda Mesaj>Arşivle'yi seçin.

Ana Sayfasekmesindeki şeritte Arşivle'yi seçin.

Sağ tıklayıp Arşivle'yi seçin.

Gelen kutusunun sağındaki Arşivledüğmesini (kutucuğunu) seçin.

Control + Eklavye kısayolunu kullanın.

Mac'te E-postaları Otomatik Olarak Arşivleyin

Mac'te Outlook'ta otomatik arşivleme seçeneği olmasa da size uygun bir geçici çözüm vardır. Belirli e-postaları tarihe göre arşivlemek için bir kural oluşturabilirsiniz.

Outlook'u açın ve menü çubuğundan Outlook>Ayarlar'ı seçin.

Görüntülenen pencerede Kurallar'ı seçin.

Birden fazla hesabınız varsa sonraki ekranın solundan bir hesap seçin.

Yeni bir kural eklemek için sağ tarafta alttaki artı işaretinidüğmesini seçin.

En üste bir Kural adıgirin.

Koşul için, koşulun türünü seçmek üzere soldaki açılır kutuyu kullanın. Kuralınızı tarihe göre ayarlamak için Alınma Tarihi'ni seçebilirsiniz. Sağda bir tarih aralığı girin veya geçmişteki bir tarihi girmek için Tarihten öncealanını kullanın.

Not: Zaman geçtikçe bu kuralı yeni bir tarih içerecek şekilde güncellemek isteyebileceğinizi unutmayın.

İşlem için ilk açılır kutudan Klasöre Taşı'yı seçin ve sağdaki listeden Arşivle'yi seçin.

İsteğe bağlı olarak, kuralın kaçınması gereken e-postalar için Hariçseçeneğinin yanındaki artı işaretini kullanın veya aynı koşulları karşılayan diğer kuralları yok saymak için aşağıdaki kutuyu işaretleyin.

Etkinkutusunun işaretli olduğunu doğrulayın ve kuralınızı kaydetmek için Tamam'ı seçin..

Outlook E-postalarını Web'de Arşivleme

Web üzerinde Outlook 'te e-postaların arşivlenmesi masaüstü sürümlerine benzer.

E-postaları Web'de Manuel Olarak Arşivleyin

Tek bir e-posta için onu seçin veya soldaki kutuyu işaretleyin.

Bir grup bitişik e-posta için ilkini seçin, Shifttuşunu basılı tutun ve aralıktaki son e-postayı seçin.

Bitişik olmayan bir e-posta grubu için birini seçin, Ctrl(Windows) veya Command(Mac) tuşunu basılı tutun ve ek e-postaların her birini seçin.

Arşivlemek istediğiniz e-postaları seçtikten sonra aşağıdakilerden birini yapın:

Ana Sayfasekmesindeki araç çubuğunda Arşivle'yi seçin.

Sağ tıklayıp Arşivle'yi seçin.

Gelen kutusunun sağındaki Arşivledüğmesini (kutucuğunu) seçin.

E-postaları Web'de Otomatik Olarak Arşivleyin

Mac'te olduğu gibi, şu anda web üzerinde Outlook'ta da Otomatik Arşiv özelliği bulunmamaktadır. Bunun yerine tarihe dayalı bir kural oluşturabilirsiniz.

Sağ üstteki dişlisimgesini seçin ve görüntülenen kenar çubuğunda Tüm Outlook ayarlarını görüntüle'yi seçin.

En solda Posta'yı ve sağda Kurallar'ı seçin. Ardından Yeni kural ekle'yi seçin.

Kuralınıza üst kısımda bir ad verin.

Koşul ekle'nin altında, Önce'yi seçmek için açılır listeyi kullanın. Ardından sağa tarihi ekleyin.

Not: Mac'te olduğu gibi, bu kuralı daha sonra yeni bir tarih içerecek şekilde güncellemek isteyebilirsiniz.

İşlem ekle'nin altında, Şuraya Taşı'yı seçmek için açılır listeyi kullanın. Ardından sağdaki Arşivle'yi seçin.

İsteğe bağlı olarak, kuralın kaçınması gereken e-postalar için İstisna ekleistisnaseçeneğini seçin ve daha fazla kuralın işlenmesini durdurmak için kutuyu işaretleyin.

Kuralı hemen gelen kutunuzda çalıştırmak için Kuralı şimdi çalıştıronay kutusunu işaretleyin. Ardından Kaydet'i seçin.

Android ve iPhone'da Outlook E-postalarını arşivleme

Android cihazınızda veya iPhone'unuzda Outlook kullanıyorsanız, e-postaları orada da arşivleyebilirsiniz. Şu anda Otomatik Arşiv özelliği yoktur ancak e-postaları manuel olarak arşivlemenin birkaç yolu vardır..

Tek bir e-postayı arşivlemek için kaydırma eylemini kullanabilirsiniz. Kurulumunuza göre e-postayı soldan sağa veya soldan sağa kaydırın ve Arşivlesimgesini seçin. Alternatif olarak, e-postayı açın ve üstteki Arşivlesimgesine dokunun.

Gelen kutunuzdaki birden fazla e-postayı arşivlemek için bir e-postaya dokunup basılı tutun; seçim ekranını göreceksiniz. Kalan e-postaları seçin ve ardından üstteki (Android) veya alttaki (iPhone) Arşivlesimgesine dokunun.

Gereksiz eski e-postalarla ilgilenmek Windows, Mac, web ve mobil cihazınızdaki Outlook'ta kolaydır. Artık Outlook'ta e-postaları nasıl arşivleyeceğinizi bildiğinize göre Outlook'un açılmamasını düzeltmenin yolları 'ya göz atın.

.

İlgili Mesajlar: