Microsoft Outlook'ta Toplantı Nasıl Planlanır

İster Microsoft Outlook'ta ister toplantı ortamında yeni olun, toplantıları birkaç dakika içinde planlayabilirsiniz. Katılımcılarınızı seçin veya ekleyin, kimlerin katıldığını takip edin ve toplantı tarihinden önce değişiklik yapın.

Bir sonraki konferansınız, başlangıç ​​veya güncellemeniz için Outlook'ta nasıl toplantı planlayacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Nasıl yapılır? Outlook'ta Toplantı Planlama

Microsoft Outlook'u kullanarak Bir toplantı planlamak yapmak istediğinizde, yeni etkinlik penceresini görüntülemenin birkaç farklı yolu vardır. Outlook'u açın ve aşağıdaki bir noktaya gidin.

Outlook Gelen Kutunuzdan

Gelen kutunuzu görüntülerken Ana Sayfasekmesine gidin, Yeni Öğeleraçılır menüsünü açın ve Toplantı'yı seçin. Ayrıca Ctrl+ Shift+ Qklavye kısayolunu da kullanabilirsiniz.

Outlook'ta belirli bir e-postadan toplantı oluşturmak mı istiyorsunuz? Mesajdaki Diğer Eylemlerdüğmesini (üç nokta) seçin ve Toplantı'yı seçin.

Alternatif olarak, e-postayı seçin, Ana Sayfasekmesine gidin ve şeritte Toplantıyla Yanıtla'yı seçin veya Ctrl+ Alt+ R.

Outlook Takviminizden

Outlook Takviminizi görüntülüyorsanız Girişsekmesine gidin ve şeritte Yeni Toplantı'yı seçin. Ayrıca Ctrl+ Shift+ Qklavye kısayolunu da kullanabilirsiniz.

Alternatif olarak, kullanmak istediğiniz tarihi seçin ve saati sağ tıklayın. Tercihinize göre Yeni Toplantı İsteğiveya Yeni Yinelenen Toplantı'yı seçin.

Not: Takvim görünümünde saati çift tıklarsanız bu, varsayılan olarak Toplantı yerine Randevu oluşturur.

Toplantı Ayrıntılarını Girin

Yukarıdaki yöntemlerden birini kullanarak yeni toplantı penceresi açıldığında ayrıntıları istediğiniz sırayla ekleyebilirsiniz.

Başlığı girin, Toplantı Başlangıç ​​ve Bitiş saatlerini seçin ve isteğe bağlı olarak saat dilimini seçin veya Tüm Gün toplantısı için kutuyu işaretleyin. Ayrıca bir konum girebilir veya çevrimiçi bir toplantıya bağlantı verebilirsiniz ya da kayıtlı bu tür öğeleriniz varsa Konumveya Oda Bulucudüğmelerini kullanabilirsiniz.

Ayrıca, düzenli olarak yapmayı planladığınız toplantılar için kullanışlı olan toplantının tekrarlanmasını da sağlayabilirsiniz. Yinelenen Yap'ı seçin (yukarıda Yeni Yinelenen Toplantı'yı seçmediğiniz sürece)..

Ardından Başlangıç ​​ve Bitiş zamanlarını, yinelenme modelini ve yinelenme aralığını seçin. Bu bilgiyi toplantı penceresine eklemeyi tamamladığınızda Tamam'ı seçin.

dosya ekle, bir resim eklemek, Microsoft Teams toplantısı planlama veya bir illüstrasyon çizmek istiyorsanız üstteki ek sekmeleri ve şerit seçeneklerini kullanın.

Katılımcı Nasıl Eklenir

Outlook'ta toplantı oluşturmaya benzer şekilde, katılımcı eklemenin birden fazla yolu vardır. Toplantı kurulumunun herhangi bir noktasında katılımcıları dahil edebilirsiniz. Toplantıyı planladıktan sonra katılımcıları davet etmek için aşağıdaki bölüme gidin.

Toplantı Katılımcılarını Girin

Adlarını veya e-posta adreslerini Zorunlu(katılması gerekenler) veya İsteğe bağlı(katılabilecek olanlar) yanına girerek toplantınıza hızlı bir şekilde katılımcı ekleyebilirsiniz. pencerenin üst kısmı.

Outlook adres defterinizden katılımcı eklemek için Gerekliveya İsteğe bağlıdüğmesini seçin.

Birden fazla varsa, açılır pencerede üst kısımdan bir Adres Defteriseçin. Ardından bir kişi seçin ve onu toplantıya eklemek için alttaki Gerekliveya İsteğe bağlıdüğmesini kullanın.

18 18Zorunluveya İsteğe bağlıdüğmesini kullanın. s>

Tamam'ı seçtiğinizde, toplantı isteğinize eklenen kişileri göreceksiniz.

Planlama Asistanını Kullanın

Toplantı katılımcılarını eklemenin başka bir yolu da Planlama Asistanı'nı kullanmaktır. Bu özellik Microsoft 365 ve Exchange hesabı kullanıcıları

tarafından kullanılabilir.

Zamanlama Asistanısekmesine gidin ve aşağıdakilerden birini yapın:

Soldaki Tüm Katılımcılar'ın altına adları veya e-posta adreslerini girin. Zorunlu Katılımcıve İsteğe Bağlı Katılımcıbölümlerini göreceksiniz, bu nedenle adları doğru alanlara girdiğinizden emin olun.

Adres defterinizden katılımcıları seçmek için şeritte Katılımcı Ekle'yi seçin.

Planlama Asistanı'nı kullanmayı bitirdiğinizde, toplantı ayarlarınıza dönmek için Toplantısekmesini seçin.

Katılımcıları Nasıl Takip Edebilirsiniz

Toplantı isteğinizi kimin kabul ettiğini, reddettiğini, katılabileceğini (geçici) veya yanıt vermediğini görmek için Outlook'taki Takvim'e gidin..

Toplantıyı çift tıklayarak açın ve İzlemesekmesine gidin. Gerekli veya İsteğe Bağlı olan her davetliyi sağda Toplantı davetinize verdikleri yanıt ile göreceksiniz.

Mevcut Toplantılar Nasıl Düzenlenir

Planladığınız bir toplantıyı değiştirmenizi gerektirebilecek şeyler her zaman ortaya çıkar. Örnek olarak katılımcıları eklemek veya kaldırmak, tarihi veya saati değiştirmek ya da bir dosya eklemek isteyebilirsiniz.

Sol taraftaki gezinme bölmesinde Takvimsimgesini seçin ve takviminizde toplantıyı çift tıklayarak açın.

Katılımcıları yukarıda açıklandığı gibi adlarını veya e-posta adreslerini girerek, Gerekli veya İsteğe Bağlı düğmesini kullanarak veya Planlama Asistanı'nı kullanarak ekleyebilirsiniz. Ayrıca bir katılımcıyı, Zorunluveya İsteğe bağlıalanının yanındaki adını silerek de kaldırabilirsiniz.

Etkinlikte gereken diğer değişiklikleri yapın ve bitirdiğinizde Güncelleme Gönder'i seçin.

Yaptığınız değişikliklere bağlı olarak, güncellemeleri eklenenlere, silinenlere veya tüm katılımcılara göndermek isteyip istemediğiniz sorulabilir. Güncellemenizi göndermek için bir seçenek belirleyin.

Toplantı Dışı Düzenleyenler için Düzenlemeler

Toplantının sahibi değilseniz ancak daha fazla katılımcı ekleyerek etkinliği güncellemek istiyorsanız bu bir seçenektir.

Bir katılımcı eklemek için takviminizde toplantıyı açın ve Toplantısekmesine gidin. Eylemler bölümündeki İletaçılır menüsünü seçin ve bir İlet seçeneğini belirleyin veya Yanıtlaaçılır menüsünü seçip İlet'i seçin.

Adres defterinizden katılımcıyı seçin veya Gerekliveya İsteğe bağlıalanına adını veya e-posta adresini girin ve Gönder'e basın.li>

Toplantıyı düzenleyen kişi, toplantıyı başka bir kişiye ilettiğinize dair bir bildirim alır ve yaptığınız diğer değişiklikleri görmesi gerekir.

Not: Toplantıyı düzenleyen kişi yönlendirmeyi devre dışı bıraktıysa toplantı isteğini başka bir katılımcıya gönderemezsiniz.

Nasıl Geç Başlanır veya Erken Bitir

Microsoft 365 için Outlook, toplantıların otomatik olarak geç başlatılması veya erken bitirilmesi için kullanışlı bir özellik sağlar. Bu, herkese toplantılar arasında fazladan birkaç dakika vermek açısından faydalıdır..

Dosyasekmesini seçin ve Seçenekler'i seçin. Ardından, Takvim Seçenekleri penceresinin solundaki Takvim'i seçin.

Sağda Takvim Seçenekleri bölümüne gidin ve Randevuları ve toplantıları kısaltınkutusunu işaretleyin. Erken bitirveya Geç başlat'ı seçmek için açılır menüyü kullanın.

Ardından, bir saatten kısa süren toplantılar ve bir saat veya daha uzun toplantılar için dakika sayısını seçin.

İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin. Daha sonra, yeni bir toplantı oluşturduğunuzda, Başlangıç ​​zamanı veya Bitiş zamanı'nın seçilen zamanlamaya uyum sağlayacak şekilde otomatik olarak güncellendiğini göreceksiniz.

Buluşmaya Hazır Olun

Outlook'ta toplantı ayarlamak kolaydır. Gerekirse toplantıdan önce birden fazla katılımcı ekleyebilir, öğe ekleyebilir ve değişiklik yapabilirsiniz.

Artık Outlook'ta nasıl toplantı planlayacağınızı bildiğinize göre, video görüşmeleri için Microsoft Outlook'a Yakınlaştırma nasıl eklenir 'e göz atın.

.

İlgili Mesajlar: