Proje veya Ekip Yönetimi için Microsoft Outlook Nasıl Kullanılır?

Projeleri ve ekipleri yönetmek için Kanban panoları ile işbirliği uygulamaları arasında pek çok uygulama var. Zaten Microsoft Office kullanıyorsanız kendinizin ve ekibinizin Outlook'ta düzenli kalmasını sağlamak için birçok yerleşik özellikten yararlanabilirsiniz.

Proje planlarken e-postaları renklendirebilir ve mesajları görevlere dönüştürebilirsiniz. Bir ekiple çalışıyorsanız görevler oluşturup atayabilir ve bir grup oluşturabilirsiniz. Bu özellikleri diğerleriyle birlikte kullanmak için burada Microsoft Outlook'u proje yönetimi aracı olarak kullanmaya yönelik birkaç öneri, ipucu ve adım bulunmaktadır.

Gelen E-postaları Sınıflandırın

Bir projeyi yönetirken kullanabileceğiniz en basit ama en yararlı özelliklerden biri, e-postalarınızı renklerle kodlamaktır. Outlook kategorilerini ayarladıktan sonra, bunları e-postalara atayarak gelen kutunuzda öne çıkmalarını sağlayabilirsiniz. Ayrıca isterseniz kategorileri otomatik olarak atamak için kurallar oluşturabilirsiniz.

En anlamlı olana göre kategoriler oluşturabilirsiniz. Bazı öneriler her proje, müşteri veya departman için bir kategori içerir.

Outlook'un Girişsekmesine gidin ve Etiketler grubundaki Kategorize Etmenüsünü açın. Ardından Tüm Kategoriler'i seçin.

Kategori adlarındaki renklerden oluşan, önceden hazırlanmış birçok kategoriyi fark edeceksiniz. Daha anlamlı bir ad kullanmak için bunlardan birini düzenleyebilirsiniz. Bir kategori seçin, sağdaki Yeniden Adlandır'ı seçin, yeni adı girin ve kaydetmek için Enter'ı kullanın.

Yeni bir kategori oluşturmak için sağdaki Yeni'yi seçin. Bir ad girin, bir renk seçin, isteğe bağlı olarak bir kısayol tuşu ekleyin ve kaydetmek için Tamam'ı kullanın.

Bir e-postaya kategori atamak için aşağıdakilerden birini yapın:

Ana Sayfasekmesinde Kategorize Et'i seçin ve kullanmak istediğinizi seçin.

Sağ tıklayın, Kategorize Et'e gidin ve açılır menüden birini seçin.

Daha sonra kategoriyi gelen kutunuzdaki e-postanın yanında ve kendi penceresinde mesajın üstünde göreceksiniz.

E-postaları Görevlere Dönüştürün

Outlook'ta bir projeyi yönetmenin özellikle yararlı bir yolu, e-postaları görevlere dönüştürmektir. Paydaşlarınız için proje durumunu güncellemeniz veya bir ekip üyesine belge göndermeniz yönünde bir talep alabilirsiniz. Bu mesajı görev listenize yerleştirerek tamamlamak parmaklarınızın ucunda olacak..

Bir e-postayı hızlı bir şekilde göreve dönüştürmek için aşağıdakilerden birini yapmanız yeterlidir:

Gelen kutunuzdaki iletiyi sağ tıklayın, Taşı'ya gidin ve açılır menüden görev klasörünü seçin.

İleti penceresinde, şeritte Taşı'yı seçin ve görev klasörünü seçmek için Taşıaçılır menüsünü kullanın.

Mesajı gelen kutunuzdan soldaki gezinme bölmesindeki Görevlersimgesine sürükleyin.

Bir e-postayı göreve dönüştürürken ek seçenekler için bunun yerine bu sonraki yöntemi kullanabilirsiniz.

E-postayı seçerken farenizin sağ düğmesini basılı tutun ve ardından soldaki Görevlersimgesine sürükleyip bırakın.

E-postayı metin içeren bir görev olarak kopyalamak, e-postayı ek olarak görev olarak kopyalamak veya e-postayı ek içeren bir görev olarak taşımak için seçeneklerin göründüğünü göreceksiniz.

Bu seçeneklerden birini seçtiğinizde hazırsınız. Fikrinizi değiştirirseniz İptal'i de seçebilirsiniz.

Ardından, yapılacaklar listenizi görüntülemek için istediğiniz zaman Outlook Görevleri simgesini seçin.

Görev Oluşturma ve Atama

E-postaları kendiniz için yapılacak işlere dönüştürmenin yanı sıra, Outlook'ta görevler oluşturabilir ve bunları atayabilirsiniz. Bir görevi kendi başınıza halletmek yerine başkasına devretmeye karar verirseniz veya görev için bir tıklamayla gönderilebilecek durum raporları almak istiyorsanız bu kullanışlıdır.

Soldaki Görevlersimgesini veya Ana Sayfasekmesinde Yeni Öğeler>Görev'i seçin ve bir normalde yaptığınız gibi yeni bir görev. Alternatif olarak, bir e-postayı göreve dönüştürmek için yukarıdaki adımları kullanabilirsiniz.

Konu, Başlangıç ​​ve Bitiş tarihi, Öncelik ve ayrıntılar da dahil olmak üzere tüm görev ayrıntılarını tamamlayın. Hazır olduğunuzda Görevsekmesine gidin ve şeridin Görevi Yönet bölümünde Görev Ata'yı seçin.

Bu, atanan kişiyi eklemek için bir Kime satırı içerecek şekilde görev penceresini yeniler. Adlarını veya e-posta adreslerini girin ya da Kimedüğmesini kullanarak onları adres defterinizden seçin.

.

İsteğe bağlı olarak, görevin güncellenmiş bir kopyasını listenizde tutmak ve görev tamamlandığında bir durum raporu almak için kutuları işaretleyebilirsiniz.

Her şey tamamlandıktan sonra görevi atanan kişiye göndermek için Gönder'i seçin.

Görevi e-posta yoluyla aldıklarında, onu kendi görev listelerine eklemeleri yeterlidir.

Görevde ilerledikçe Durumve Tamamlanma Yüzdesialanlarını kullanabilirler ve Durum Raporu Gönder'i seçebilirler. span>Görevsekmesi size e-posta yoluyla güncellenmiş bir durum sağlar.

Kişi Grubu Oluşturma

Bir ekiple, dağıtım listesi oluşturma veya kişi grubuyla çalışırken size zaman kazandırır. Her ekip üyesini bir e-postaya, takvim etkinliğine veya göreve eklemek yerine grubu eklemeniz yeterlidir.

Sol taraftaki gezinme bölmesinde Kişilersimgesini seçin.

Ana Sayfasekmesine gidin ve şeridin Yeni bölümünde Yeni Kişi Grubu'nu seçin.

En üste bir grup adı girin. Ardından, üyeler bölümünde Üye Ekle'yi seçin ve Outlook Kişilerinden, Adres Defterindenveya Yeni E-posta Kişisi.

İlk iki seçenekte, kişiyi seçeceğiniz ve eklemek için Üyelerdüğmesini kullanacağınız yeni bir pencere açılır. Tüm üyelere ulaşana kadar bu işleme devam edin ve kaydetmek için Tamam'ı seçin.

Ardından grup üyelerinizin listelendiğini göreceksiniz ve gerekirse daha fazlasını ekleyebilirsiniz. İşlemi tamamlamak ve grubu kaydetmek için Kaydet ve Kapat'ı seçin.

Oluşturduğunuz grubu bir e-postanın adres satırında veya bir etkinliğe davetli olarak kullanmak için, grubun adını yazmaya başlayın ve öneriler arasından seçin veya bulmak için Kimedüğmesini kullanın ve grubu seçin.

Takvim Paylaşma

Outlook'ta belirli bir grup takvimi ayarlama yapabiliyorken, yalnızca kendi takviminizi paylaşın yapmak isteyebilirsiniz. Bu, projeleriniz için yedek veya ortak yöneticiniz olarak hareket eden bir ekip üyesi için faydalıdır.

Soldaki Takvimsimgesini seçin ve ardından Klasör Bölmesinikullanarak takvimi seçin..

Ana Sayfasekmesine gidin ve Takvimleri Yönet grubunda Takvimi Paylaş'ı seçin. Takvimi seçin.

İzinlersekmesinde, paylaşımda bulunacak kişiyi seçmek için Ekledüğmesini kullanın.

Kişiyi bulun, Ekle'yi seçin ve Tamam'ı seçin. Ardından, izin vermek istediğiniz izinlere bağlı olarak Görüntüleyebilirveya Düzenleyebilir'i seçin.

Takviminizi paylaşmak için Uygula'yı ve ardından Tamam'ı seçin.

Alıcınız, kendisiyle bir takvim paylaştığınızı belirten bir e-posta almalıdır. Kendi Outlook takvim listelerinde takviminizi görmeyi kabul edebilirler.

Klasörlerinizi Yönetin

Outlook'taki klasörler, bilgisayarınızda kullandığınız klasörlere benzer; öğelerinizi düzenlemeniz için size basit yollar sunarlar. Projeniz veya ekibiniz için Outlook klasörlerini yönetmenin birkaç harika yolu var.

Gelen kutunuzun sol tarafındaki Klasör Bölmesiniaçın. Daha sonra, birden fazla hesabınız varsa, içindeki tüm klasörleri görüntülemek için bir hesabı genişletebilirsiniz.

Yeni Bir Ana Klasör veya Alt Klasör Oluşturun

Her şeyi düzenli tutmak için her proje için klasör oluşturma veya her müşteri veya ekip üyesi için bir tane düşünün.

Bir hesabı veya geçerli klasörü sağ tıklayın, Yeni Klasör'ü seçin ve ona bir ad verin.

Alt Klasörlerinizi Sıralayın

Birçok alt klasöre sahip bir ana klasörünüz varsa, ihtiyacınız olanı alt klasörleri sıralayarak hızlı bir şekilde bulabilirsiniz. Ana klasörü sağ tıklayın ve Alt Klasörleri A'dan Z'ye Sırala'yı seçin.

Klasörü Favorilere Ekleme

Favorilerbölümü, Klasör Bölmenizin üst kısmında bulunur. Bu bölmeyi daralttığınızda soldaki çubukta Favorilerinizi görebilirsiniz. Bunların her ikisi de sık kullanılan klasörlere hızlı erişim sağlar.

Klasöre sağ tıklayın ve Sık Kullanılanlara Ekle'yi seçin veya klasörü, Klasör Bölmesinin üst kısmındaki Sık Kullanılanlar bölümüne sürükleyin.

Okunmamış Öğelerin Sayısını Göster

Bir klasördeki okunmamış öğelerin toplam sayısını doğrudan o klasördeki bölmede görüntüleyebilirsiniz. Yeni mesajları hızlı bir şekilde fark edebileceğiniz için e-postaları klasörlere otomatik olarak gönderiyorsanız bu kullanışlıdır..

Klasörü sağ tıklayın ve Özellikler'i seçin.

Genelsekmesini açın ve Okunmamış öğelerin sayısını göster'i seçin.

Değişikliği kaydetmek için Uygula'yı ve Tamam'ı seçin.

Tüm öğeleri görmeyi tercih ediyorsanız bunun yerine Toplam öğe sayısını göster'i seçin.

Ortak Eylemleri Otomatikleştirin

Yukarıda belirtildiği gibi Outlook'ta otomatik işlemler gerçekleştirebilirsiniz. Buna e-postaların klasörlere taşınması, mesajları iletmek ve öğelerin önem derecesiyle işaretlenmesi de dahildir. Bunların her biri yalnızca gelen kutunuzdan haberdar olmanıza değil aynı zamanda projeniz veya ekibiniz hakkında da bilgi sahibi olmanıza yardımcı olur.

Outlook Kuralları Oluşturma

Windows, Mac ve web'de Outlook'ta kurallar oluşturma ile ilgili eksiksiz bir kılavuza göz atabilirsiniz; bu nedenle burada proje yönetimine yardımcı olacak bir örneğe bakacağız. Yukarıda belirtildiği gibi e-postaları otomatik olarak bir klasöre taşıyabilirsiniz. Ayrıca, kuralı sıfırdan oluşturmak yerine aldığınız bir e-postaya dayandırabilirsiniz.

E-postayı seçin ve sağ tıklayın, Kurallar'a gidin ve Kural Oluştur'u seçin veya Ana Sayfada Kurallar'ı seçinsekmesine tıklayın ve Kural Oluştur'u seçin.

En üstte e-postaya ilişkin temel koşulları göreceksiniz. Kuralı gönderene, konuya veya nasıl ele alındığına göre belirleyebilirsiniz. Kullanmak istediğiniz koşullardan bir veya daha fazlasını seçin.

Aşağıdakileri yapınalanında, Öğeyi bir klasöre taşıkutusunu işaretleyin. Ardından, klasörü seçmek için Klasör Seçdüğmesini kullanın.

İşiniz bittiğinde ve yeni kuralınız kullanıma hazır olduğunda Tamam'ı seçin. Seçtiğiniz koşullara göre bir e-posta geldiğinde, otomatik olarak seçtiğiniz klasöre taşınır.

Hızlı Adımlar Oluşturun

Outlook'taki bir diğer harika otomasyon aracı Hızlı Adımlar'dır. Hızlı Adımlar ile tek tıklamayla bir e-posta üzerinde işlem gerçekleştirebilirsiniz. Tahmin edebileceğiniz gibi bu büyük bir zaman tasarrufu sağlıyor.

Bir e-postayı taşıma, kategorilere ayırma veya iletme gibi işlemler için Hızlı Adımlar'ı ayarlayabilirsiniz. Örnek olarak, bir e-postayı yarın takip edilmek üzere işaretlemek için bir Hızlı Adım ayarlayacağız..

Ana Sayfasekmesine gidin ve Hızlı Adımlarkutusunda Diğerokunu (alt ok) seçin. Yeni Hızlı Adım>Özel'i seçin.

Hızlı Adımı Düzenle kutusunda, üstteki adıma bir ad verin. Ardından, Bir Eylem Seçinaçılır menüsünü açın ve İletiyi İşaretle'yi seçin.

Sonraki açılır menüden Yarın'ı seçin. Bugün veya Gelecek Hafta gibi farklı bir seçeneği veya tercihinize göre seçebilirsiniz.

Hızlı Adımı kaydetmek için Son'u seçin.

Hızlı Adım'ınızı kullanmak için e-postayı seçin, Ana Sayfasekmesine gidin ve Hızlı Adımlarkutusunda bunu seçin veya sağ tıklayıp Hızlı Adımlar'a dokunun ve açılır menüden seçin.

Hepsi bu kadar. Tek tıklamayla yarın gönderilmek üzere bir e-postayı işaretlediniz.

Umarım bu öneriler bir sonraki yeni projenizi ve hatta Outlook'taki ekibinizi yönetme yolunda size yol gösterir. Daha da fazlası için, toplantılara katılmanın veya toplantıları planlamanın daha basit bir yolunu görmek üzere Microsoft Teams'i Outlook'a nasıl ekleyebilirim? 'e bakın.

.

İlgili Mesajlar: